Gmailのアーカイブ機能と個人的によく使うショートカット
その人気の主な理由が、**"アーカイブという概念"と"豊富なショートカットキー"**にあると思います。
僕はGmailを使い始めて6年位経ちますが、もはや他のメールサービスに乗り換える気が全く起きません。
一時期は1日600件ほどのメールをGmailでさばいていましたが、メールに追われるという感覚は無かったです。
ということで、今回は僕なりのGmail活用術を紹介します。
アーカイブとは?
アーカイブを説明するためには**「受信BOX」と「すべてのメール」**について説明が必要でしょう。
**「受信BOX」**はいわば玄関のポストのようなもの届いたメールがまず受信BOXに入ってきます。
ポストに届いたメールに対して返信するか捨てるのか、何らかの処理を行います。
何らかの"すべき処理"が済んだら、アーカイブを行います。
アーカイブとは**「受信BOX」から取り除くこと。ただし、アーカイブは削除**ではないという所がミソです。
受信BOXからアーカイブされたメールは、**「すべてのメール」**にきちんと保管されている為、後から検索などができます。
つまり、何らかの処理を行わなければならないメールだけを受信BOXに残しておき、それ以外はアーカイブしておけば良いわけです。
容量は大丈夫なの?
削除せずにすべて残しておくわけですから、容量が心配になります。
しかし、そこはGmailさんの素晴らしいところで、なんと**10GB(!!)**もの容量を用意してくれています。
何か以前よりも増えたような…
添付ファイル付きメールを毎日、大量に受け取っていない限り、この容量で足りなくなることはまずありません。
という訳で、このアーカイブシステム。使っていくほどに良さが分かってきます!
ショートカットキーを使ってみる
Gmailでよく使うショートカットキーを列挙します。
(ショートカットキーを有効にするために、設定の変更が必要です!)
右2列は、メールを一覧している画面と個別のメールを開いてる時で有効かどうかです。
キー | 内容 | メール一覧 | 個別メール |
---|---|---|---|
j | 次のメールへ | ◯ | ◯ |
k | 前のメールへ | ◯ | ◯ |
o | メールを開く | ◯ | - |
x | メールを選択する | ◯ | - |
Shift +i | 選択したメールを既読にする | ◯ | - |
e | アーカイブする | ◯ | ◯ |