Gmailのアーカイブ機能と個人的によく使うショートカット

2013-02-21 00:00
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WEBメールとして不動の人気を誇るGmail

その人気の主な理由が、“アーカイブという概念”“豊富なショートカットキー”にあると思います。

僕はGmailを使い始めて6年位経ちますが、もはや他のメールサービスに乗り換える気が全く起きません。

一時期は1日600件ほどのメールをGmailでさばいていましたが、メールに追われるという感覚は無かったです。

ということで、今回は僕なりのGmail活用術を紹介します。

アーカイブとは?

アーカイブを説明するためには「受信BOX」「すべてのメール」について説明が必要でしょう。

「受信BOX」はいわば玄関のポストのようなもの届いたメールがまず受信BOXに入ってきます。

ポストに届いたメールに対して返信するか捨てるのか、何らかの処理を行います。

何らかの“すべき処理"が済んだら、アーカイブを行います。

アーカイブとは「受信BOX」から取り除くこと。ただし、アーカイブ削除ではないという所がミソです。

受信BOXからアーカイブされたメールは、「すべてのメール」にきちんと保管されている為、後から検索などができます。

つまり、何らかの処理を行わなければならないメールだけを受信BOXに残しておき、それ以外はアーカイブしておけば良いわけです。

容量は大丈夫なの?

削除せずにすべて残しておくわけですから、容量が心配になります。

しかし、そこはGmailさんの素晴らしいところで、なんと10GB(!!)もの容量を用意してくれています。

何か以前よりも増えたような…

添付ファイル付きメールを毎日、大量に受け取っていない限り、この容量で足りなくなることはまずありません。

という訳で、このアーカイブシステム。使っていくほどに良さが分かってきます!

ショートカットキーを使ってみる

Gmailでよく使うショートカットキーを列挙します。

(ショートカットキーを有効にするために、設定の変更が必要です!)

右2列は、メールを一覧している画面と個別のメールを開いてる時で有効かどうかです。

キー 内容 メール一覧 個別メール
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Shift +i 選択したメールを既読にする -
アーカイブする

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